Whistleblowing und Meldewege bei der HÜBNER Group

Whistleblowing
und Meldewege

bei HÜBNER

Nahezu alles. Bitte melden Sie, wenn Mitarbeitende von HÜBNER gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Regeln des Unternehmens verstoßen oder HÜBNER möglicherweise durch Dritte geschädigt wird.

Mögliche Umweltschädigungen oder Verletzung von Menschenrechten melden Sie bitte bei HÜBNER, seinen direkten oder indirekten Zulieferern sowie Kunden und Geschäftspartnern. Ob Korruption, Unterschlagung, Interessenskonflikte, Verletzungen von Datenschutz, Diskriminierung oder Zollverstöße ... die Liste möglicher Verdachtsfälle ist umfangreich (siehe Link zu Originaltext Verfahrensordnung

 

Beschreiben Sie den Vorfall so detailliert wie möglich, die zeitliche Abfolge, den Ort und die Zeit. Bitte lassen Sie uns wissen, in welchem Unternehmen, welcher Abteilung die Ereignisse stattgefunden haben. Welche Personen waren beteiligt, als Betroffene, Zeugen oder Tatverdächtige und in welchem Verhältnis stehen diese zu HÜBNER.

Beschreiben Sie bitte alle möglichen Auswirkungen des Vorfalls, besonders Personen- oder Vermögensschäden und nennen sie bitte auch die Personen, die eventuell geschädigt wurden.

Selbstverständlich können Sie anonym bleiben. Dazu müssen Sie nur im elektronischen Hinweisgebersystem ein „Sicheres Postfach“ einrichten, die einfache Anleitung dazu finden im elektronischen Hinweisgebersystem. Dann erfolgt die Kommunikation mit der Meldestelle verschlüsselt.

In der zentralen Meldestelle von HÜBNER werden alle eingegangenen Meldungen aus den verschiedenen Meldekanälen erfasst und dokumentiert. Wenn Sie eine Kontaktmöglichkeit oder ein anonymes Postfach angegeben haben, erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung eine Eingangsbestätigung.

Die Meldestelle prüft, gegebenenfalls zusammen mit dem entsprechenden Fachbereich, ob der Anfangsverdacht begründet ist und kontaktiert Sie für weitere Informationen. Sollte sich der Verdacht bestätigen und noch unter eine Meldekategorie fallen, melden wir Ihnen dies, falls Sie eine Kontaktmöglichkeit hinterlassen haben. Besteht der Anfangsverdacht auf ein Fehlverhalten, führen wir eine sorgfältige Untersuchung durch. Diese Untersuchungsmaßnahmen werden objektiv, ergebnisoffen, sachbezogen, zeitnah, effizient und effektiv durchgeführt. Die betroffenen Personen werden fair und respektvoll unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte behandelt.

Selbstverständlich können Sie Hinweise anonym abgeben. Dazu steht Ihnen das elektronische Hinweisgebersystem für eine wechselseitige Kommunikation zur Verfügung. Ob anonym oder nicht, Ihre Identität vertraulich zu behandeln, hat für uns oberste Priorität. Daher haben auf unsere Meldekanäle auch nur die Personen Zugriff, die für die Entgegennahme, Bearbeitung und Umsetzung von Folgemaßnahmen verantwortlich sind oder diese unterstützen. Lediglich aufgrund gesetzlicher Vorgaben z. B., bei Strafverfolgungen, könnte es sein, dass wir die Vertraulichkeit u.U. eventuell nicht aufrechterhalten dürfen.

Wird ein Fehlverhalten vermutet, führt die Compliance-Abteilung eine unabhängige Untersuchung durch oder beauftragt eine unabhängige Untersuchungsstelle. Ziel ist, den vollständigen Sachverhalt aufzuklären, Verantwortliche und Beteiligte zu identifizieren, den Zeitpunkt des Vorfalls festzustellen und den entstandenen Schaden für HÜBNER und/oder die Betroffenen zu ermitteln.

Eine Untersuchung ist dann abgeschlossen, wenn der/die Täter nicht identifiziert werden konnten, der Anfangsverdacht nicht vollständig entkräftet oder, weder entkräftet noch erhärtet, oder ein Fehlverhalten zweifelsfrei nachgewiesen werden konnte. Abschießend erfolgt ein schriftlicher Bericht mit Empfehlungen für interne oder externe Maßnahmen.

Drei Monate nach Ihrer Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung mit Informationen über geplante und bereits ergriffene Maßnahmen. Sollte eine Untersuchung durchgeführt werden, informieren wir Sie nach Abschluss über das Ergebnis. Allerdings nur, wenn dadurch Nachforschungen und Ermittlungen nicht beeinträchtigt oder Persönlichkeitsrechte nicht verletzt werden.

Sie müssen keinesfalls befürchten, dass Ihnen als Reaktion auf Ihren Hinweis Benachteiligungen seitens HÜBNER entstehen. Wir machen Sie auch nicht rechtlich verantwortlich für die Beschaffung oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet haben. Es sei denn, Sie haben selbst Straftaten begangen, um in den Besitz dieser zu gelangen, oder haben vorsätzlich oder grob fahrlässig Falschmeldungen abgegeben.

Folgende interne Meldekanäle bei HÜBNER stehen Ihnen zur Verfügung:
Folgende externen Meldestellen stehen Ihnen zur Verfügung: