Wir, die HÜBNER GmbH & Co. KG; Heinrich-Hertz-Straße 2; 34123 Kassel; Tel. +49 561 998-0; E-Mail: info@hubner-group.com; möchten Ihnen nachstehend erklären, welche Daten wir von Ihnen wie verarbeiten. Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter ds.hks-hubner@dsb-moers.de gerne zur Verfügung. Weitere Kontaktdaten finden Sie unter www.dsb-moers.de.

Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie die Dokumentation und Berichterstattung. Dies umfasst auch die Ausführung der erforderlichen Schritte vor Vertragsabschluss, einschließlich Teilnehmermanagement sowie die Kommunikation im Vorfeld und Nachgang.

Dabei verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (z. B. Name, Vorname) 
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer) 
• Unternehmens-/Organisationszugehörigkeit 
• Veranstaltungsbezogene Daten (z. B. Teilnahme, Anwesenheit) 
• Bild- und Videodaten

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Teilnahme an der Veranstaltung auf Basis von Teilnahmebedingungen erfolgt.

Nutzung von Aufnahmen auf Basis von Teilnahmebedingungen
Auf Basis von Teilnahmebedingungen fertigen und verwenden wir Aufnahmen der Veranstaltung für die Außendarstellung. Wir werden hier nur Aufnahmen nutzen, welche die Veranstaltung und die Teilnehmenden angemessen darstellen. Sofern Sie in der Berichterstattung Aufnahmen sehen, an welchem Sie ein besonderes Interesse an der Löschung haben, wenden Sie sich an das Veranstaltungsteam unter events(@)huebner-group.com. Die Entfernung wird dann geprüft.

Nutzung von Aufnahmen auf Basis berechtigter Interessen und Einwilligung
Sofern wir Aufnahmen auf Veranstaltungen erstellen, die keinen gesonderten Teilnahmebedingungen unterliegen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation der Veranstaltung sowie in der internen Berichterstattung und Nachbereitung. Dabei achten wir darauf, dass keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen. Personen können der Anfertigung von Aufnahmen jederzeit widersprechen. Die Veröffentlichung solcher Aufnahmen, insbesondere auf unserer Website, in sozialen Medien oder in Printmedien, erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Kategorien von Empfängern
Wir setzen im Rahmen der Erbringung der Leistung für spezielle Bereiche gesondert zur Verschwiegenheit und auf Datenschutz verpflichtete Dienstleistungsunternehmen ein, für welche der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Diese Kategorien von Empfängern sind: IT-Dienstleistungsunternehmen, Agenturen, Eventplattformen, Servicepartner und externe Berater. Eine Weitergabe an Behörden erfolgt ausschließlich bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften. Sofern eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten zu Verarbeitungszwecken erfolgt, geschieht dies ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Ein Abruf von veröffentlichten Aufnahmen ist weltweit möglich.

Dauer der Speicherung und Löschung von Daten
Ihre Daten werden für die Dauer der Vertragsdurchführung gespeichert; nach Ende des Vertragsverhältnisses sind wir verpflichtet, die steuerrelevanten Unterlagen bis zu 10 Jahre nach Jahresabschluss und Kalenderjahrende aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht.

Foto- und Videoaufnahmen werden grundsätzlich gespeichert, solange sie für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit erforderlich sind oder bis eine erteilte Einwilligung widerrufen wird.

Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit
Sie können jederzeit Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten wahrnehmen. Kontaktieren Sie uns einfach auf den oben beschriebenen Wegen. Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen.

Beschwerderecht
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. 

Bereitstellungspflicht
Ohne korrekte Angaben von Ihnen ist ein Vertragsabschluss nicht möglich.